INFORMACIÓN
Hoy en día la información está cada vez más distribuida, principalmente en los computadores de escritorio y en los computadores portátiles, ya no está concentrada en servidores. Las nuevas tecnologías como los tablets y smartphones están más orientados a ser un canal de acceso a la información que repositorios de ella, aunque algunos si guardan información.

La cantidad de información que se genera va creciendo día a día, los generadores de la información son cada vez más diversos, las capacidades de almacenamiento de los equipos son cada vez mayores y más baratas. Los dispositivos de almacenamiento de información se presentan en distintos formatos, discos duros internos de mayor capacidad, discos duros externos, pendrives, CDs, etc.

El acceso a la información también ha cambiado, desde el uso masivo de los correos electrónicos donde se intercambian archivos hasta internet, dónde se bajan archivos con cada vez más frecuencia. Estos archivos pueden estar infectados sin conocimiento del emisor o con conocimiento de este y la probabilidad que altere o destruya nuestra información existe y es alta.

TENDENCIAS EN EL TRABAJO
La forma como enfrentamos y desarrollamos nuestro trabajo actualmente ha cambiado respecto a la estructura tradicional de las oficinas de antaño, donde la jefatura contaba con secretarias o asistentes que escribían las cartas y documentos, las guardaban en archivos y despachaban a los destinatarios. Ellas eran las concentradoras de la información.

Actualmente cada usuario es el generador de su propia información, la archiva y la despacha en forma electrónica. Salvo el uso de sistemas centralizados en algunas empresas, la distribución de la información está muy generalizada hoy en día.

También se deben considerar conceptos nuevos como Home-Office, donde el empleado trabaja desde su hogar o fuera de la oficina y en estos casos la información debe viajar como parte del modelo. Los protocolos de seguridad en los hogares difieren uno del otro y el acceso de terceras personas a la información también. De todas maneras la seguridad del hogar es menor que en las empresas.

TECNOLOGÍA
La tecnología avanza y avanza, se hace más potente, más portable, con mayores capacidades, con menores dimensiones, con más resolución, más fidelidad, en fin….avanza a pasos agigantados. Esto nos ha permitido tener comunicaciones más potentes y más desarrolladas con capacidades de comunicación y conectividad ilimitadas. Paralelamente las empresas de servicio ofrecen nuevos planes, mejoran sus coberturas, amplían sus anchos de banda y abaratan los costos por lo tanto aumentan los usuarios. La legislación tiende cada vez más a proteger al usuario, lo que mejora el servicio de las empresas. El acceso a internet es cada vez más expandido y más barato, por lo tanto nos movemos con nuestros equipos para llevar y/o acceder o enviar información. Somos cada vez más dependientes de la tecnología.

Los computadores portátiles o laptops están tomando el lugar de los computadores de escritorio o desktops. Los negocios están cada vez más cerca de los clientes, las fuerzas de venta van donde sus clientes con sus laptops. Desde la oficina del cliente revisan la información, la modifican, la negocian, llegan a cuerdos, la actualizan, la comparten y la guardan. Los ciclos de negocios se acortan y la oportunidad de la información es cada vez más relevante.

Las conexiones a Internet son variadas, mediante la Lan de la empresa, la conexión del hogar, wifi públicos, las capsulas de internet móvil. Opciones con contratos de pago y prepago.

En definitiva, la información se transporta, se transforma y se actualiza a los usuarios constantemente.

A modo de ejemplo, podemos generar información en nuestro computador y actualizarla desde nuestro Smartphone en forma remota y luego compartirla, subir archivos (videos, fotos, texto, planillas) a Internet o bajar información desde la nube.

RESPALDO
Lo bueno de todo esto es la facilidad de tener nuestra información a mano en forma oportuna para la toma de decisiones, para ser más productivos, para que la movilidad sea un beneficio ya que podemos transportar o acceder a la información que necesitamos desde el lugar donde nos encontremos, sea cual fuere.

El problema aparece cuando la información desaparece. Respaldar la información, en forma total o parcial, debiera ser un hábito de todos, frecuente y sistemático.

Hay variados sistemas de respaldo de la información, desde almacenarla en otro disco duro y guardar el disco en un lugar seguro, hasta contratar servicios que permiten respaldar desde cualquier lugar con conexión a internet o telefónica en forma segura y rápida.

Es importante definir que información se va a respaldar, que tipos de archivos y con que frecuencia. ¿Respaldar los archivos de texto, planillas de cálculo, presentaciones? ¿son los correos electrónicos importantes también? ¿qué haremos con las fotos, los videos, la música?

Dependerá si está respaldando información personal o del trabajo, de lo importante que sea para cada uno de nosotros o de nuestra empresa la información que nosotros tenemos.

RECUPERACIÓN
Probablemente este sea el tema más importante del RESPALDO, ¿cómo recupero la información?

El ideal es que se tenga acceso a la información que necesito recuperar desde todas partes, al igual que puedo respaldar desde cualquier parte. Las pérdidas de información pueden ser en cualquier parte, en cualquier momento y puede haber muchos motivos, desde fallas técnicas, virus, destrucción de equipamiento, pérdida o robo, entre otros.

La RECUPERACIÓN es válida si la información RESPALDADA está actualizada.

EVALUACIÓN
Nuestra recomendación es ponerse en la situación de riesgo y evaluar sus consecuencias para luego tomar una decisión respecto a si respalda o no su información, o parte de ella.

- ¿Tiene información relevante?
- ¿Que riesgos de pérdida enfrenta su información?
- ¿Cuánto pierde si ya no tiene su información?
- ¿Cuánto pierden los demás si usted pierde su información?
- ¿Cuánto le cuesta recuperar la información perdida?

Así como hoy consideramos prácticamente inconcebible tener un auto o casa sin seguro, cosa que hasta unas décadas atrás no era una situación común, hoy debemos tratar nuestra información como un patrimonio de mucho valor y que produciría un gran daño si se perdiera. Este es un proceso lento que nos cuesta incorporar a nuestra idiosincrasia. Por ejemplo, aún los usuarios buscan ahorros menores (apenas algunos miles de pesos) en sus servicios de hosting, pero cuando sus correos no funcionan, se escuchan los lamentos de la gran cantidad de negocios de envergaduras que se están perdiendo por no contar con ese servicio en forma oportuna.

Haga el ejercicio de pensar, antes de que le pase realmente, que sucedería si perdiese toda la información de su negocio, luego haga un cálculo de las pérdidas, los malos ratos, tiempo invertido y cuanto estaría dispuesto a pagar para recuperarla, una vez desatada la crisis. Conocemos muchos casos de personas y empresas que no invierten en la seguridad de su información, servicio muy barato por cierto, pero que luego han debido desembolsar varios millones y esperar meses para recuperar …, lo que sea posible recuperar. Recuerde, los equipos se pierden, fallan, se infectan. Casi me atrevería a sentenciar que la pregunta que corresponde hacerse no es si alguna vez perderá su información, sino ¿cuando sucederá eso?